Il termine “Protocollo”

“Protocollo” è una parola di derivazione greca che significa letteralmente “primo foglio”: indicava infatti il primo dei fogli incollati insieme a comporre un rotolo di papiro. Non era scritto ed aveva funzione di copertina.

Si diffuse presto però l’abitudine di appuntare sui “protocolli” alcune informazioni essenziali che consentissero di identificare facilmente il contenuto di un rotolo.

Nel tempo il termine “protocollo” assunse dunque anche il significato di rappresentazione sintetica di un documento.

Sul registro di protocollo si annotano, in ordine cronologico, tutti gli atti ricevuti ed inviati, rappresentati con indicazioni essenziali.

Il Registro di Protocollo

La forma attuale del registro di protocollo risale al XVIII secolo, anche se tracce di strumenti simili possono essere rinvenute nelle cancellerie degli stati tedeschi del XVI secolo.

In Italia l’uso dei registri di protocollo fu importato dalle truppe rivoluzionarie francesi e si affermò con la burocrazia napoleonica.

Nell’amministrazione sarzanese il primo registro di protocollo, intestato con le parole “Libertà” ed “Eguaglianza”, risulta essere quello del Commissario del direttorio esecutivo e ricopre il periodo compreso tra il 23 luglio 1798 ed il 10 maggio 1799.

Funzioni del Protocollo

Il registro di protocollo è atto pubblico di fede privilegiata che certifica la data archivistica dalla quale decorrono gli effetti giuridici di un documento ricevuto o spedito dal Comune: il protocollista ricopre dunque funzioni notarili, garantendo l’effettiva ricezione e spedizione dei documenti, indipendentemente dalla regolarità degli atti stessi.

Il protocollo ha inoltre il compito di organizzare la memoria dell’ente.
Per questo, come da obbligo di legge, ogni documento protocollato riceve una classificazione, secondo un ordinamento logico basato sulle funzioni e sulle attività dell’amministrazione.
Nel Comune di Sarzana la classificazione, basata su una rubrica, divisa in 20 categorie, fu introdotta nel 1883.
Il piano di classificazione, o titolario d’archivio, attualmente in uso presso il Comune di Sarzana è stato invece introdotto nel 1898: è noto come “titolario Astengo”, dal nome del firmatario della circolare ministeriale che impose a tutti i comuni italiani l’adozione del titolario stesso.
Si compone di 15 categorie, ognuna suddivisa in più classi, a loro volta suddivise in fascicoli.
La quinta categoria raccoglie, ad esempio, tutta la documentazione finanziaria; la decima quella relativa ai Lavori pubblici.
Ogni documento protocollato è marcato con una segnatura, composta dal numero di protocollo, dalla data di protocollazione e dalla classificazione, attribuita all’atto, indicata con tre cifre corrispondenti a categoria, classe e fascicolo.

Dal 1825 ad oggi il Comune di Sarzana ha continuativamente in uso un servizio di registratura di protocollo.

Dal 4 dicembre 2003 è in funzione un registro di protocollo informatico, in ottemperanza del DPR 445 del 2000 che impone alle pubbliche amministrazioni l’adozione del protocollo informatico dal 1 gennaio 2004.

Il registro di protocollo riparte annualmente dal numero 1.
Mediamente sono oltre 140 gli atti giornalmente protocollati, per una totale annuo di circa 43.000 numeri.

Servizio Protocollo
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19038 Sarzana (SP)
Tel. 0187 614244/614245 - Fax 0187 614252
e-mail protocollo@comune.sarzana.sp.it

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